Privacybeleid

1. Wie zijn wij

PaintIQ is een online dienst voor schilders, aangeboden door Van Santen Verhuur B.V., handelend onder de naam Nexorah / PaintIQ. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90923162 en gevestigd te Meiberg 19, 7121 AN Aalten.

Wij hechten waarde aan jouw privacy en die van de personen wiens gegevens je in onze Dienst opslaat. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens we verwerken, waarom en hoe lang.

2. Welke gegevens verwerken wij

2.1 Account- en bedrijfsgegevens van Klant

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer en wachtwoord (gehasht met bcrypt)
• Bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN
• Adres- en factuurgegevens
• Bedrijfslogo en huisstijl (optioneel)
• Eigen instellingen: tarieven, factoren, verfproducten

2.2 Gebruiks- en techniek-data

• IP-adres en timestamp van logins (voor beveiliging en auditlogging)
• Browser-/apparaattype op aggregaat-niveau (geen tracking). Bij acceptatie van de Algemene Voorwaarden en de verwerkersovereenkomst leggen wij daarnaast eenmalig je IP-adres en browserkenmerken individueel vast, als wettelijk bewijs van die acceptatie (AVG art. 7)
• Logging van API-aanroepen voor foutoplossing
• Gebruiksstatistieken per bedrijfsaccount, zoals het aantal offertes en het aantal AI-analyses met bijbehorend tokengebruik en kosten. Dit zijn aantallen voor beheer, kostenbewaking en facturering; onze platformbeheerder ziet hierbij geen inhoudelijke klant- of offertedata

2.3 Betalingsgegevens

Zodra betaalde abonnementen actief zijn, verlopen betalingen via Stripe (of een vergelijkbare betalingsprovider). Wij ontvangen dan geen volledige creditcard- of bankrekening-nummers; wel ontvangen wij de transactie-status, het bedrag en relevante metadata van Stripe.

2.4 Gegevens die jij over jouw Eindklanten invoert

Wanneer je in PaintIQ klanten en offertes invoert, sla je daarmee persoonsgegevens van die Eindklanten op (naam, adres, e-mail, telefoonnummer, notities en de offertegegevens die je voor hen opstelt). Voor deze gegevens treden wij op als verwerker - zie paragraaf 10.

2.5 Opname-media: foto's, tekeningen en spraaknotities (jouw opnamedossier)

Tijdens een werkopname kun je foto's van ruimtes en gevels maken, bouwtekeningen uploaden en spraaknotities inspreken. Deze bestanden worden na de AI-analyse bewaard als opnamedossier bij de offerte, zodat je later kunt terugzien waarop een calculatie is gebaseerd. Daarbij geldt:

• Locatiegegevens en andere metadata (EXIF/GPS) worden uit foto's verwijderd vóórdat ze worden geanalyseerd of opgeslagen;
• Van spraaknotities bewaren we ook de uitgewerkte tekst (transcriptie);
• De bestanden zijn uitsluitend toegankelijk binnen jouw eigen account, na inloggen; er zijn geen publieke links;
• Er geldt een opslaglimiet van 1 GB per bedrijfsaccount. Bestanden worden bewaard zolang deze limiet niet is bereikt; is je opslag vol, dan gaat de AI-analyse gewoon door maar wordt het bestand niet in het dossier bewaard;
• Je kunt elk bestand afzonderlijk verwijderen. Verwijder je een offerte of je account, dan worden de bijbehorende bestanden mee verwijderd (zie paragraaf 5).

3. Waarvoor gebruiken wij gegevens

• Om de Dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren;
• Om je te kunnen authenticeren (login, password reset);
• Om jouw abonnement te factureren en betalingen te verwerken;
• Om jou te informeren over service-updates, onderhoud en wijzigingen;
• Om misbruik en fraude te detecteren en te voorkomen;
• Om het gebruik van de Dienst per bedrijfsaccount te bewaken (aantallen offertes en AI-gebruik) ten behoeve van beheer, kostenbewaking en facturering;
• Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen (zoals administratie).

4. Rechtsgronden

Wij baseren de verwerking op een of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van de Overeenkomst - om jou de Dienst te kunnen leveren;
• Wettelijke verplichting - bijvoorbeeld voor administratieve bewaartermijnen;
• Gerechtvaardigd belang - beveiliging van de Dienst, fraudepreventie en productverbetering;
• Toestemming - voor optionele communicatie zoals nieuwsbrieven.

5. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang je account bestaat. Verwijder je je account (via Instellingen, Account verwijderen), dan worden je gegevens 30 dagen daarna verwijderd. Zeg je alleen je abonnement op, dan blijft je account met alle data bestaan, zodat je later kunt terugkeren of alsnog kunt verwijderen;
• Administratieve gegevens (facturen, BTW): 7 jaar volgens fiscale bewaarplicht;
• Login-gegevens: wij bewaren alleen het IP-adres van je laatst gebruikte login; dat wordt na 12 maanden gewist. Het tijdstip van je laatste login blijft bewaard voor accountbeheer;
• Klantgegevens en offertedata die jij invoert: zolang jouw account bestaat, of zolang jij ze niet zelf verwijdert;
• Opname-media (foto's, tekeningen, spraaknotities en transcripties): zolang de bijbehorende offerte bestaat, of tot jij ze zelf verwijdert. Verwijder je je account, dan worden ze samen met je overige accountgegevens verwijderd (30 dagen na account-verwijdering).

Back-ups: verwijderde gegevens kunnen tot maximaal 90 dagen aanwezig blijven in beveiligde back-ups. Gegevens worden daaruit niet teruggezet, behalve bij herstel na een incident; in dat geval passen wij verwijderingen daarna opnieuw toe.

Je kunt je gegevens op elk moment exporteren of een verwijderverzoek indienen (zie paragraaf 9).

6. Delen met derden

Wij verkopen jouw gegevens niet en delen ze niet met derden voor marketingdoeleinden. Wij maken wel gebruik van een beperkt aantal externe verwerkers om de Dienst te kunnen leveren:

• Stripe (of vergelijkbaar, gepland) - zodra betaalde abonnementen actief zijn, voor abonnementsbetalingen en BTW-afhandeling;
• Cloudflare - voor DNS-beheer van paintiq.nl; het webverkeer zelf loopt rechtstreeks (met TLS-versleuteling via Let's Encrypt) naar onze server bij Hetzner;
• Hetzner Online GmbH (Duitsland, EU) - hosting van de dienst en offsite backup-opslag; de servers staan binnen de EU;
• Anthropic (Claude AI) - voor de AI-functies in PaintIQ: het herkennen van te schilderen onderdelen uit foto's van ruimtes en gevels, het uitlezen van bouwtekeningen en plattegronden (PDF of afbeelding), het herkennen van onderdelen uit de tekst van spraaknotities, de analyse van houtstaat en het genereren van offertetekst. Foto's worden vóór verzending automatisch van EXIF/locatie-metadata ontdaan. PaintIQ bewaart foto's, tekeningen en spraaknotities daarna als opnamedossier bij de offerte (zie paragraaf 2.5); Anthropic gebruikt de gegevens niet voor het trainen van modellen. Anthropic verwerkt buiten de EU; wij vertrouwen op de standaardcontractbepalingen (SCC) van Anthropic.
• OpenAI - voor het omzetten van spraaknotities naar tekst (transcriptie via de OpenAI API). Alleen de audio-opname wordt hiervoor naar OpenAI gestuurd. Gegevens die via de API worden verwerkt gebruikt OpenAI volgens haar API-beleid niet voor het trainen van modellen. OpenAI verwerkt in de VS; wij vertrouwen op de standaardcontractbepalingen (SCC) van OpenAI.
• Sentry - voor het tracken van fouten en uitzonderingen in de applicatie zodat we problemen kunnen oplossen. Sentry ontvangt technische foutmeldingen en stack-traces; persoonsgegevens worden waar mogelijk gemaskeerd. Sentry verwerkt onder DPA + SCC.

Met al deze partijen zijn waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten. Wij geven alleen gegevens aan derden door als dat noodzakelijk is om de Dienst te leveren of als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

7. Cookies en vergelijkbare technieken

PaintIQ gebruikt uitsluitend functionele cookies en lokale opslag die noodzakelijk zijn voor de werking van het portaal (bijvoorbeeld voor het bijhouden van je login-sessie). We gebruiken geen tracking-cookies, geen advertentienetwerken, en geen analyse-diensten van derden zoals Google Analytics.

Gebruik je PaintIQ als app op je telefoon of tablet (PWA), dan bewaart de app daarnaast gegevens lokaal op jouw eigen toestel: foto's en spraaknotities die je tijdens een opname zonder bereik vastlegt staan tijdelijk in de browseropslag (IndexedDB) totdat ze naar de server zijn gesynchroniseerd, en statische bestanden zoals iconen worden gecachet zodat de app snel start. In de lokale opslag staan verder je sessie-token en werklijsten. Deze lokale gegevens verlaten jouw toestel niet, behalve richting onze eigen server.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen:

• HTTPS / TLS-versleuteling voor al het verkeer;
• Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen (bcrypt);
• JWT-tokens met korte levensduur en intrekbaarheid;
• Multi-tenant isolatie: gegevens van jouw bedrijf zijn strikt gescheiden van die van anderen;
• Periodieke back-ups van de database;
• Toegangsbeperking op systeemniveau, alleen voor geautoriseerd personeel.

9. Jouw rechten

Je hebt op basis van de AVG het recht om:

• Inzage te vragen in welke gegevens we van jou verwerken;
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• Jouw gegevens te laten verwijderen ("recht op vergetelheid");
• De verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken;
• Jouw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
• Gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Stuur je verzoek naar info@paintiq.nl. Wij reageren binnen een redelijke termijn, in elk geval binnen 30 dagen.

10. Gegevens van Eindklanten (verwerker-rol)

Voor de gegevens die jij als Klant in PaintIQ over jouw Eindklanten opslaat, treedt PaintIQ op als verwerker. Jij bepaalt welke gegevens je verzamelt, voor welk doel en hoe lang je ze bewaart - jij bent in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke.

Onze rol als verwerker omvat:

• Wij verwerken die gegevens uitsluitend volgens jouw instructies en voor het leveren van de Dienst;
• Wij geven die gegevens niet door aan derden, behalve voor zover wettelijk verplicht;
• Wij ondersteunen je bij het beantwoorden van AVG-verzoeken van jouw Eindklanten;
• Wij melden datalekken aan jou onverwijld zodra wij daarvan kennis krijgen.

Deze afspraken zijn vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst, die je bij registratie accepteert. Daar vind je ook de beveiligingsmaatregelen en de lijst van sub-verwerkers. Vragen hierover? Neem contact op via info@paintiq.nl.

11. Datalek

Bij een datalek met een risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, melden wij dit binnen 72 uur na ontdekking aan de Autoriteit Persoonsgegevens en - indien wettelijk vereist - aan de betrokken personen. Wij houden een register bij van incidenten.

12. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact op via info@paintiq.nl. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. Substantiële wijzigingen worden aangekondigd in het portaal. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

14. Contact

Van Santen Verhuur B.V. (h.o.d.n. Nexorah / PaintIQ)
Meiberg 19, 7121 AN Aalten
KvK: 90923162
E-mail: info@paintiq.nl