Privacybeleid

1. Wie zijn wij

PaintIQ is een online dienst voor schilders, aangeboden door Van Santen Verhuur B.V., handelend onder de naam Nexorah / PaintIQ. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90923162 en gevestigd te Meiberg 19, 7121 AN Aalten.

Wij hechten waarde aan jouw privacy en die van de personen wiens gegevens je in onze Dienst opslaat. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens we verwerken, waarom en hoe lang.

2. Welke gegevens verwerken wij

2.1 Account- en bedrijfsgegevens van Klant

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer en wachtwoord (gehasht met bcrypt)
• Bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN
• Adres- en factuurgegevens
• Bedrijfslogo en huisstijl (optioneel)
• Eigen instellingen: tarieven, factoren, verfproducten

2.2 Gebruiks- en techniek-data

• IP-adres en timestamp van logins (voor beveiliging en auditlogging)
• Browser-/apparaattype op aggregaat-niveau (geen tracking)
• Logging van API-aanroepen voor foutoplossing

2.3 Betalingsgegevens

Betalingen verlopen via Stripe (of een vergelijkbare betalingsprovider). Wij ontvangen geen volledige creditcard- of bankrekening-nummers; wel ontvangen wij de transactie-status, het bedrag en relevante metadata van Stripe.

2.4 Gegevens die jij over jouw Eindklanten invoert

Wanneer je in PaintIQ klanten en offertes invoert, sla je daarmee persoonsgegevens van die Eindklanten op (naam, adres, e-mail, telefoonnummer, notities, getekende offertes, IP-adressen bij digitale acceptatie). Voor deze gegevens treden wij op als verwerker — zie paragraaf 10.

3. Waarvoor gebruiken wij gegevens

• Om de Dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren;
• Om je te kunnen authenticeren (login, password reset);
• Om jouw abonnement te factureren en betalingen te verwerken;
• Om jou te informeren over service-updates, onderhoud en wijzigingen;
• Om misbruik en fraude te detecteren en te voorkomen;
• Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen (zoals administratie).

4. Rechtsgronden

Wij baseren de verwerking op een of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van de Overeenkomst — om jou de Dienst te kunnen leveren;
• Wettelijke verplichting — bijvoorbeeld voor administratieve bewaartermijnen;
• Gerechtvaardigd belang — beveiliging van de Dienst, fraudepreventie en productverbetering;
• Toestemming — voor optionele communicatie zoals nieuwsbrieven.

5. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: tot 30 dagen na beëindiging van het abonnement, daarna verwijderd;
• Administratieve gegevens (facturen, BTW): 7 jaar volgens fiscale bewaarplicht;
• Login- en beveiligingslogs: 12 maanden;
• Klantgegevens en offertedata die jij invoert: zolang jouw account actief is, of zolang jij ze niet zelf verwijdert.

Je kunt je gegevens op elk moment exporteren of een verwijderverzoek indienen (zie paragraaf 9).

6. Delen met derden

Wij verkopen jouw gegevens niet en delen ze niet met derden voor marketingdoeleinden. Wij maken wel gebruik van een beperkt aantal externe verwerkers om de Dienst te kunnen leveren:

• Stripe (of vergelijkbaar) — voor abonnementsbetalingen en BTW-afhandeling;
• Cloudflare — voor DNS, TLS-versleuteling en bescherming tegen aanvallen op het netwerk;
• Hosting infrastructuur — de Dienst draait op hardware onder beheer van Van Santen Verhuur B.V.;
• Postmark of Resend — voor het verzenden van transactionele e-mails (indien geactiveerd);
• Anthropic (Claude AI) — voor de AI-functies in PaintIQ (zoals foto-analyse van houtstaat en het genereren van offertetekst). Foto's worden bij verwerking automatisch van EXIF/locatie-metadata ontdaan en niet langer dan strikt noodzakelijk vastgehouden. Anthropic verwerkt buiten de EU; wij vertrouwen op de standaardcontractbepalingen (SCC) van Anthropic.
• Sentry — voor het tracken van fouten en uitzonderingen in de applicatie zodat we problemen kunnen oplossen. Sentry ontvangt technische foutmeldingen en stack-traces; persoonsgegevens worden waar mogelijk gemaskeerd. Sentry is gevestigd in de Verenigde Staten en verwerkt onder SCC.
• Backblaze B2 — voor versleutelde offsite back-ups van de database, zodat we bij hardware-uitval kunnen herstellen. Backblaze is gevestigd in de Verenigde Staten en verwerkt onder SCC.

Met al deze partijen zijn waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten. Wij geven alleen gegevens aan derden door als dat noodzakelijk is om de Dienst te leveren of als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

7. Cookies en vergelijkbare technieken

PaintIQ gebruikt uitsluitend functionele cookies en lokale opslag die noodzakelijk zijn voor de werking van het portaal (bijvoorbeeld voor het bijhouden van je login-sessie). We gebruiken geen tracking-cookies, geen advertentienetwerken, en geen analyse-diensten van derden zoals Google Analytics.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen:

• HTTPS / TLS-versleuteling voor al het verkeer;
• Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen (bcrypt);
• JWT-tokens met korte levensduur en intrekbaarheid;
• Multi-tenant isolatie: gegevens van jouw bedrijf zijn strikt gescheiden van die van anderen;
• Periodieke back-ups van de database;
• Toegangsbeperking op systeemniveau, alleen voor geautoriseerd personeel.

9. Jouw rechten

Je hebt op basis van de AVG het recht om:

• Inzage te vragen in welke gegevens we van jou verwerken;
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• Jouw gegevens te laten verwijderen ("recht op vergetelheid");
• De verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken;
• Jouw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
• Gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Stuur je verzoek naar info@paintiq.nl. Wij reageren binnen een redelijke termijn, in elk geval binnen 30 dagen.

10. Gegevens van Eindklanten (verwerker-rol)

Voor de gegevens die jij als Klant in PaintIQ over jouw Eindklanten opslaat, treedt PaintIQ op als verwerker. Jij bepaalt welke gegevens je verzamelt, voor welk doel en hoe lang je ze bewaart — jij bent in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke.

Onze rol als verwerker omvat:

• Wij verwerken die gegevens uitsluitend volgens jouw instructies en voor het leveren van de Dienst;
• Wij geven die gegevens niet door aan derden, behalve voor zover wettelijk verplicht;
• Wij ondersteunen je bij het beantwoorden van AVG-verzoeken van jouw Eindklanten;
• Wij melden datalekken aan jou onverwijld zodra wij daarvan kennis krijgen.

Deze afspraken vormen samen met de Algemene Voorwaarden een verwerkersovereenkomst tussen PaintIQ en jou. Voor een aparte verwerkersovereenkomst kun je contact opnemen via info@paintiq.nl.

11. Datalek

Bij een datalek met een risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, melden wij dit binnen 72 uur na ontdekking aan de Autoriteit Persoonsgegevens en — indien wettelijk vereist — aan de betrokken personen. Wij houden een register bij van incidenten.

12. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact op via info@paintiq.nl. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. Substantiële wijzigingen worden aangekondigd via de Dienst of per e-mail. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

14. Contact

Van Santen Verhuur B.V. (h.o.d.n. Nexorah / PaintIQ)
Meiberg 19, 7121 AN Aalten
KvK: 90923162
E-mail: info@paintiq.nl